Những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử như: cơ sở vật chất, hạ tầng, con người, những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn như thay thế, thu hồi, quy định xóa bỏ hóa đơn điện tử… chắc chắn đã được các doanh nghiệp nằm lòng. Thế nhưng, điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý thì không phải kế toán nào, doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy định mặc dù đây là một trong những nội dung quan trọng và thường được triển khai thực hiện trong các doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử hiện tại vẫn đang được triển khai sử dụng theo Thông tư 32/2011 và Thông tư 39/2014. Theo quy định này thì hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần và dùng để chứng minh hàng hóa lưu thông trên thị trường. Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký và dấu của người bán.
Tại Thông tư 32/2011 cũng nếu rõ các điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cụ thể như sau:
– Thứ nhất, hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
– Thứ hai, phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Thứ ba, phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Thứ tư, hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi: hóa đơn bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Quy định về ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:
-Thứ nhất, Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
+ Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – Hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
+ Thời gian thực hiện chuyển đổi
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
+ Chữ ký điện tử hợp pháp
Như vậy có thể thấy, quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy được quy định rất rõ ràng và cụ thể, tạo căn cứ pháp lý vững chắc để các doanh nghiệp có thể triển khai sử dụng hiệu quả hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp của mình.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý, theo quy định tại Thông tư 68/2019 và Nghị định 119/2018 thì hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị dùng để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhằm phục vụ việc kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường hoặc để lưu trữ, chứ không hề có giá trị pháp lý dùng để thanh toán…
Giải đáp thắc mắc về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử
Cá nhân được miễn nộp thuế TNCN trong những trường hợp nào?
Đây là điểm khác biệt lớn của quy định mới so với quy định cũ. Kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và đây cũng là mốc thời gian chấm dứt hiệu lực pháp lý của các quy định cũ về hóa đơn điện tử như Thông tư 32/2011, Thông tư 39/2014..
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn những điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và sự khác nhau giữa quy định cũ và quy định mới về giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi.
