Quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn gặp một số khó khăn khi kế toán hoặc người phụ trách còn vướng mắc về việc đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của người mua, hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không? Để được miễn chữ ký của người mua thì doanh nghiệp có cần gửi công văn lên cơ quan thuế để được xin miễn không? Cùng tham khảo những thông tin dưới đây để giải đáp thắc mắc, phục vụ quá trình sử dụng được hiệu quả, nhanh chóng.
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 và Khoản 3 Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 có hướng dẫn về chữ ký điện tử của người mua hóa đơn điện tử như sau:
Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP có quy định: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.
Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.
Căn cứ các quy định nêu trên thì ta có thể thấy rằng:
Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua.
Người mua là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Trong trường hợp cần phải có chữ ký điện tử mà người mua không có thì có thể tải phần mềm SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và cắm usb token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và tiến hành ký file.
Về việc gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua:
Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn vào hệ thống sau đó gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.
Cá nhân được miễn nộp thuế TNCN trong những trường hợp nào?
Các loại hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
Về việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:
Nếu doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp nhận.
Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.
