Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã thực hiện đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bởi sự tiện lợi cùng tính bảo mật cao. Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, một số trường hợp bắt buộc yêu cầu hóa đơn điện tử cần chuyển đổi sang chứng từ giấy. Quá trình chuyển đổi như thế nào thì đúng trình tự? Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có cần phải đóng dấu không? Chúng ta hãy cùng đi tìm câu trả lời ngay sau đây nhé.
Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy
Quá trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải làm theo đúng quy định, quy tắc, trình tự thì hóa đơn mới có giá trị pháp lý. Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 đã quy định hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy phải tuân thủ những nguyên tắc, điều kiện như sau:
– Bên bán hàng hóa được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
– Hóa đơn điện tử chuyển sang chứng từ giấy giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Bên mua, bên bán được chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
– Điều kiện để DN được chuyển đổi hóa đơn điện tử đó là phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi sang chứng từ giấy; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm được yêu cầu tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
– Ký hiệu riêng thể hiện hoá đơn chuyển đổi: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc (ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.
Việc không nhất thiết có dấu của người bán cũng được hiểu là hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ có chức năng để lưu trữ sổ sách, theo dõi chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực tham gia vào quá trình giao dịch, thanh toán. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, được in ra thành giấy.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập như thế nào?
Nhiều doanh nghiệp lo lắng khi “phải” sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp khi chuyển đổi hóa đơn phải tuyệt đối lưu lại chính xác thông tin từ hóa đơn nguồn sang hóa đơn giấy. Nếu có thông tin không trùng khớp, doanh nghiệp phải chịu toàn bộ trách nhiệm về thông tin sai này.
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhiều trang cần lưu ý: Phần đầu trang sau của hóa đơn phải hiển thị cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
